貸切バスのキャンセル料はいくら?損しないために手配前に確認しよう

団体旅行でも他の利用者に気を使うことなく利用できる貸切バスは、依頼すれば希望の場所まで運んでくれるため、非常に便利な物に感じられるでしょう。
利用には事前に予約を行う必要がありますが、急に行けなくなってしまった場合は貸切バスをキャンセルすることはできるのでしょうか?
この記事では、貸切バスの利用におけるキャンセル料についてご紹介していきます。

貸切バスの達人になるまでのチェックポイント1 貸切バスのキャンセル料が発生するタイミングは?

スケジュール

貸切バスは、レンタルする日数や手配依頼の内容によってキャンセル料が発生するタイミングが変わってきます。
貸切バスをレンタルする際には、多くのレンタル会社が利用における注意事項を記載したメールやメモを受け取れるようになっているはずです。
メールやメモにはバスの料金の明細はもちろん、利用料金の支払い方法や支払い時期、キャンセル料が発生する期間やキャンセル日ごとに発生する金額の差異が記載されています。
運送約款には、キャンセルについての規定がありキャンセル料が発生する日にちが定められています。
契約成立日以降であれば、利用当日の14日前からキャンセル料が発生するようになっているでしょう。
また、バス会社との契約成立日は、利用する団体によって少し変わってきます。
官公庁や小学校、中学校、高校、福祉学校、そして常連の利用者になると、貸切バスを申し込んで料金を支払うことなく契約が成立しているため、申込日が契約成立日となります。
一方、一般の団体利用として申し込みをした場合には、見積り後の申し込みで料金の20%以上を支払い、バス会社や旅行会社から契約書をもらった時点で初めて契約成立となることが特徴です。
契約成立となればキャンセル料が発生するようになるので、予約を確定した場合は利用当日から20日前くらいには悪天候や人数が減るなどの理由でキャンセルにならないかどうかを確認しておく必要があるのです。

貸切バスの達人になるまでのチェックポイント2 貸切バスのキャンセル料の相場

キャンセル料

貸切バスのキャンセル料は、基本的に見積り依頼時点では発生しないようになっています。
予約当日に近付くにつれてキャンセル料が高くなっていく傾向にあり、当日となると100%の利用料の支払いが必要です。
キャンセル料の発生時期や金額は以下が相場となっています。
・予約日の14日〜8日前:利用料の20%
・予約日の7日〜24時間前:利用料の30%
・予約日の前日:利用料の50%
・当日:100%
このように、キャンセル依頼を入れる日によってキャンセル料の割合が異なってきます。
何らかの理由で旅行自体が決行できなくなる可能性がある場合、早めに連絡しなければなりません。
やむを得ずキャンセルする場合は、出席者に開催できない趣旨をきちんと伝え、キャンセル料が比較的安いうちに行動を起こすようにしましょう。

貸切バスの達人になるまでのチェックポイント3 申し込み詳細は事前にしっかりチェック

チェック

そもそも、キャンセル料の発生は申込者側の都合によりキャンセルせざるを得なくなった場合に支払い義務が生じます。
そのため、バス会社側に何らかの問題が起きたことが原因で貸切バスが利用できない状況になった場合、当日であっても支払金額が全額返ってくることがほとんどです。
ただ、バス会社によっては全額返金とならないケースもあるので、利用の際にはしっかりと確認事項をチェックする必要があるでしょう。

貸切バスの達人になるまでのチェックポイント4 旅行会社で手配した場合のキャンセル料の注意点

注意点

旅行会社を通して貸切バスを予約するとなると、直接バス会社に予約した時のキャンセル料とは少し変わってきます。
では、旅行会社経由で予約した場合のキャンセル料はどのようになっているのでしょうか?

旅行会社がプランを作成した企画旅行の場合

旅行会社では、企画旅行としてプランを提案してもらうことができ、旅行の楽しみ方も様々です。
企画旅行はパッケージツアーやお客様の希望を受けて作成するものであり、旅行時の移動手段や宿泊先はもちろん、どこを観光し何をして楽しむかがプランニングされているものです。
この企画旅行プランの中に貸切バスの利用も入っており、万が一キャンセルとなった場合には、旅行会社のキャンセル規定からキャンセル料が決まります。
バス会社に聞いても応えられないため、キャンセルする場合は旅行会社にキャンセル料について確認するようにしましょう。

手配旅行における貸切バスのキャンセル料

手配旅行は、企画旅行とはまた少し違います。
企画旅行はパッケージツアーやオーダーメイドで旅行の内容を企画してもらうものですが、手配旅行は旅行会社が利用者の旅に必要となる移動手段や宿泊先の提供のみを行う仕組みです。
移動や宿泊の手配が完了したら、その後は利用者自身が責任を負う形になるので、バス会社に直接貸切依頼するのと同じように、利用当日の14日前からキャンセル料が発生するようになります。
また、手配旅行の注意すべき点は取消手数料が発生することです。
利用確定後にキャンセルとなると、バス会社は手配を行った旅行会社に対して取消手数料を求めることができます。
取消手数料は旅行会社が支払うのではなく、手配を依頼した利用者本人が払わなければなりません。
そのため、手配旅行に関する貸切バスのキャンセルは通常のキャンセル料に加えて、取消手数料という金額も加算されてしまうのです。

旅行会社を通して旅行を開催する際は、企画旅行か手配旅行かを再度確認するようにしましょう。

貸切バスの達人になるまでのチェックポイント5 貸切バスのキャンセルの連絡は早めが得

連絡

万が一旅行がキャンセルせざるを得なくなった場合、バス会社には早めの連絡が得策と言えます。
というのも、キャンセル料が発生する期間にキャンセルをした場合、トラブルが起こりやすいからです。
実際に、近年では口約束でキャンセルしたつもりが、旅行当日にダブルブッキングされてバスが2台手配済みとなってしまったケースがあります。
そうなると100%キャンセル料が2台分となるので、大きな出費になってしまう可能性もあります。
バス会社側の手違いということで一件落着すればいいですが、契約が成立している以上、バス会社もなかなか引き下がれません。
お金に関することは大きなトラブルを生みがちです。
キャンセルをする場合には、電話だけではなくきちんと書面に残るようにメールかFAXでバス会社に伝えること方法の1つではないでしょうか?

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